Les messages d’absence

Nous connaissons tous ces messages que nous recevons autours des périodes de congés annuelles, qui nous informent que notre correspondant n’est temporairement plus accessible. Et nous sommes tout aussi nombreux à redouter le retour au travail et la tonne et demi d’emails qui campe tranquillement dans notre inbox, accumulés depuis notre départ. Or, il y a moyen de réduire ce nombre pour faire du retour un moment plus sympa (ou moins douloureux, c’est selon).

L’idée est toujours de prévenir nos correspondants de notre absence, mais en faisant en sorte qu’ils aient à prendre une décision vis-à-vis du message qu’ils souhaitaient nous transmettre, une fois informés que “nous n’y sommes plus”. Cette décision peut être :

  • je laisse tomber, ça sera réglé d’ici là,
  • je lui renvoie à son retour parce que ça serait bien qu’il le traite,
  • je contacte son collègue parce que ça ne peut pas attendre.

Ce que nous ne voulons pas, c’est qu’il puisse se dire : “il n’est pas là, pas grave, il aura le message à son retour et en fera quelque chose”. Parce que c’est cette réponse là qui accumule les messages campeurs.

Nous vous avons présenté dans le livre le message “pare-balle” idéal qui devrait considérablement alléger les emails au retour. Voici quelques autres suggestions vues en entreprise (et certaines testées sur de grands échantillons) moins étanches mais tout de même efficaces..

Le tempéré

Je suis en congés jusqu’au … inclus, avec un accès limité à mes courriels. Pour toute demande urgente, vous pouvez vous adresser à [collègue] au [numéro de téléphone/courriel].”

Commentaire : ce message est le plus répandu. Vous indiquez à votre interlocuteur qu’il est possible que vous consultiez son e-mail, et que vous y répondiez, mais que cela n’est pas garanti et prendra du temps. Soyez conscient que certains interlocuteurs pourraient mal prendre une absence de réponse. En indiquant l’e-mail de votre collègue en plus du téléphone, votre collègue recevra certainement des e-mails qui auraient pu attendre (par “sécurité”, selon l’expéditeur), et aucun coup de téléphone durant vos congés.

Le minimaliste

Je suis en congés jusqu’au … Merci de vous adresser à [collègue], [numéro de téléphone/courriel].

Commentaire : un peu sec, ce message assez répandu a la vertu de la simplicité, mais le vice de la complexité : votre interlocuteur ne saura pas trop quoi faire, et risque de vous reprocher de ne pas lui avoir répondu au final. Il y a peu de chances qu’il contacte votre collègue même si vous l’indiquez, et s’il le fait il est possible qu’il lui tienne rigueur de l’état de confusion dans lequel vous l’avez mis. En bref, un peu trop bref…

Le lecteur/répondeur

Je suis en congés jusqu’au … Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.

Commentaire : ce message, également assez répandu, a la vertu de prévenir que vous ne répondrez pas tout de suite. Par contre, il vous engage à lire tous les courriels reçus pendant vos congés, et à répondre ensuite comme si vous les aviez reçu normalement. C’est précisément ce qu’on cherche à éviter car cela vous condamne à lire, même superficiellement, tous les e-mails reçus… qui pour 75 à 80% d’entre eux n’auront plus de pertinence.

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